La gestione dei fondi europei richiede una precisione amministrativa costante, specialmente in vista dell'avvio delle attività previste per il prossimo anno scolastico. Nel quadro del Programma Nazionale “Scuola e competenze” 2021-2027, finanziato dal Fondo Sociale Europeo Plus (FSE+), le istituzioni scolastiche sono chiamate a implementare procedure rigorose per la rendicontazione delle ore e la rilevazione delle presenze di studenti e personale, in linea con quanto previsto dalle circolari ministeriali che definiscono gli standard procedurali per il ciclo di programmazione in corso.

Le indicazioni fornite mirano a uniformare il monitoraggio delle attività extracurricolari e dei percorsi di potenziamento, garantendo la piena tracciabilità necessaria per la corretta erogazione dei finanziamenti e per le successive fasi di audit. Una corretta gestione documentale non è solo un obbligo burocratico, ma una tutela per l'istituzione scolastica e per il personale coinvolto.

Cosa cambia nella rilevazione delle presenze

Il cuore della procedura risiede nella digitalizzazione e nella standardizzazione dei registri di presenza. Ogni progetto finanziato tramite il programma FSE+ deve essere accompagnato da una documentazione che attesti l'effettiva partecipazione dei beneficiari e il rispetto degli orari previsti nei piani operativi. A tal fine, le scuole devono utilizzare i sistemi informativi ministeriali dedicati, tra cui la piattaforma GPU (Gestione Progetti Unitari) o i sistemi unificati previsti per il ciclo 2021-2027, essenziali per la corretta alimentazione del monitoraggio e per la successiva rendicontazione delle spese.

In questo contesto, è imprescindibile che le istituzioni scolastiche facciano puntuale riferimento ai codici identificativi (es. codice progetto, codice CUP) e consultino costantemente i manuali d'uso specifici e le guide operative pubblicate dall'Autorità di Gestione nell'ambito del Programma Nazionale "Scuola e competenze" 2021-2027, che disciplinano le modalità tecniche di inserimento dati su GPU per la corretta rendicontazione delle spese FSE+.

Le scuole sono invitate a integrare nei propri regolamenti interni modelli di circolare che specifichino:

  • Le modalità di firma dei registri (cartacei o digitali, a seconda delle piattaforme utilizzate dalla singola istituzione).
  • La tempistica entro cui inserire i dati di presenza nei sistemi di monitoraggio ministeriali.
  • Le responsabilità del tutor e dell'esperto nella validazione delle ore effettivamente svolte.

L'importanza della circolare interna

Per garantire uniformità d'azione all'interno dell'istituto, è fondamentale che il Dirigente Scolastico emani una circolare interna chiara. Questo documento deve essere indirizzato a tutto il personale coinvolto — docenti, esperti esterni e personale ATA — per evitare discrepanze che potrebbero causare rilievi in sede di controllo contabile.

La circolare dovrebbe contenere, in allegato, i modelli standardizzati di registro presenze da utilizzare per ogni specifico modulo. È consigliabile che tali modelli siano coerenti con le linee guida fornite dal Ministero dell'Istruzione e del Merito, consultabili tramite il portale istituzionale istruzione.gov.it.

Consigli pratici per il personale

Per chi è impegnato nella realizzazione dei progetti, il consiglio principale è quello di mantenere la documentazione aggiornata settimanalmente. Attendere la fine del progetto per la compilazione dei registri può portare a errori di trascrizione o alla perdita di informazioni cruciali per il monitoraggio.

È opportuno inoltre verificare periodicamente, tramite il proprio Dirigente Scolastico o il Responsabile Unico del Progetto (RUP), che le procedure adottate dalla scuola siano allineate con gli ultimi aggiornamenti del sistema informativo ministeriale, evitando così blocchi nelle fasi di rendicontazione finale.

Il corretto adempimento di questi obblighi assicura la continuità dei percorsi formativi e la sostenibilità dei progetti nel tempo, permettendo alla scuola di continuare a offrire opportunità di apprendimento aggiuntive agli studenti grazie al supporto del Fondo Sociale Europeo Plus.