L'affidamento della gestione del bar interno o dei distributori automatici negli istituti scolastici non può essere impostato come un ordinario acquisto di forniture o servizi. Trattandosi di attività in cui la remunerazione del gestore dipende dalle vendite a studenti e personale e in cui il rischio operativo ricade sull'operatore privato, la procedura rientra a pieno titolo nella disciplina dei contratti di concessione e del partenariato pubblico-privato.

Per supportare dirigenti scolastici e direttori dei servizi generali e amministrativi (DSGA) nella predisposizione degli atti di gara, il Ministero dell'Istruzione e del Merito ha messo a disposizione il Quaderno n. 2 sulle istruzioni per l'affidamento dei servizi di ristorazione, completo del quadro normativo aggiornato al Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023) e di una raccolta di schemi e modelli di supporto.

La qualificazione della stazione appaltante e i contratti di concessione

Il punto di partenza per ogni istituzione scolastica è la verifica della propria capacità operativa alla luce delle regole sulla qualificazione delle stazioni appaltanti.

  • I contratti di partenariato pubblico-privato e le concessioni possono essere stipulati direttamente soltanto dagli enti concedenti provvisti della qualificazione specifica prevista dal Codice dei contratti.
  • Le scuole prive di tale qualificazione devono ricorrere a centrali di committenza qualificate, a soggetti aggregatori territoriali oppure avvalersi di accordi e convenzioni con stazioni appaltanti abilitate.
  • Resta sempre consentito verificare la presenza di convenzioni-quadro o strumenti di acquisto e negoziazione resi disponibili a livello regionale o nazionale.

Rischio operativo e Piano Economico Finanziario

A differenza di un appalto tradizionale, la concessione del servizio bar trasferisce sull'operatore economico il rischio operativo legato alla gestione del servizio sul lato della domanda e dell'offerta. L'istituzione scolastica mette a disposizione i locali o gli spazi per l'installazione delle macchinette, mentre i ricavi dell'aggiudicatario derivano esclusivamente dai corrispettivi pagati dagli utenti finali.

Per questa ragione, la documentazione a supporto dell'affidamento richiede un'analisi preventiva della sostenibilità economica.

  • Piano Economico Finanziario (PEF): documento che attesta l'equilibrio della gestione per l'intera durata dell'affidamento;
  • Matrice dei rischi: perimetrazione chiara delle responsabilità in capo all'operatore (manutenzioni, oscillazione dei consumi, rispetto delle norme igienico-sanitarie);
  • Criteri di remunerazione e canone: corretta quantificazione del canone di concessione dovuto alla scuola per l'occupazione degli spazi e l'uso degli impianti.

Criteri ambientali e qualità nutrizionale

La redazione dei capitolati e dei bandi deve rispettare precisi parametri di sostenibilità e di tutela della salute. Le linee guida ministeriali richiamano l'obbligo di applicare i Criteri Ambientali Minimi (CAM) per la ristorazione, incentivando la riduzione della plastica monouso, il corretto smaltimento dei rifiuti e il risparmio energetico delle apparecchiature.

Sul piano nutrizionale, i capitolati tecnici possono valorizzare offerte commerciali che includano prodotti a filiera corta, cibi biologici, alimenti freschi e alternative idonee per utenti con intolleranze o allergie alimentari, scoraggiando la somministrazione esclusiva di cibi ad alto contenuto calorico o zuccherino.

La modulistica di supporto per gli istituti

Il compendio ministeriale fornisce agli uffici di segreteria un set documentale completo per impostare la procedura, articolato in modelli pronti per l'adattamento al singolo contesto scolastico. Tra i documenti figurano gli schemi di determina a contrarre, i modelli di bando e lettera di invito, i capitolati tecnici di prestazione, lo schema di convenzione e le linee guida per la stima del valore complessivo della concessione e la valutazione dei rischi.