Dal prossimo anno scolastico le scuole potranno tenere online anche le riunioni collegiali che si concludono con un voto — collegi docenti, consigli e scrutini compresi — ma non con una semplice videochiamata: serviranno un regolamento d'istituto che lo preveda espressamente e una piattaforma con precisi requisiti tecnici. È l'effetto dell'intesa raggiunta il 24 giugno scorso tra il Ministero dell'Istruzione e del Merito (MIM) e i sindacati, seguita a fine giugno dalla nota ministeriale con l'allegato tecnico che fissa le condizioni operative.

Fino a oggi molte scuole, per timore che una delibera presa da remoto potesse essere contestata, tornavano in presenza per tutto ciò che richiedeva un voto. La novità sta proprio qui: viene chiarito quando e a quali condizioni la modalità a distanza è pienamente valida anche per le sedute deliberative.

Cosa cambia davvero

La base di tutto è contrattuale: l'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021 (firmato il 18 gennaio 2024) aveva già aperto alla possibilità di svolgere a distanza le attività collegiali, rinviando però a un confronto con i sindacati per definire i criteri. Quel passaggio si è chiuso il 24 giugno, con un'intesa sottoscritta da CISL Scuola, UIL Scuola RUA, SNALS-Confsal, Gilda UNAMS e ANIEF. La FLC CGIL non ha firmato: pur non contraria alla modalità online, chiede tra l'altro che il Ministero metta a disposizione delle scuole una piattaforma pubblica e gratuita, per non far ricadere i costi sui bilanci degli istituti.

Il punto pratico per chi lavora nella scuola è che la modalità a distanza non è automatica. Ogni istituto che vorrà usarla dovrà prima disciplinarla nel proprio regolamento interno.

Il primo passo: aggiornare il regolamento d'istituto

Se il regolamento d'istituto non prevede già le sedute a distanza, la modalità online non può essere attivata. La modifica compete al Consiglio d'Istituto, su proposta del dirigente scolastico e sentito il Collegio dei docenti per la parte di sua competenza. In pratica il regolamento dovrà indicare quali sedute possono svolgersi da remoto e con quali garanzie, e la delibera va poi comunicata alle componenti scolastiche e pubblicata nella sezione trasparenza del sito.

Un errore da evitare, segnalato anche dai sindacati, è muoversi in fretta e scrivere regole interne prima di aver letto con attenzione la nota e l'allegato tecnico del Ministero: si rischia di adottare procedure disallineate rispetto ai requisiti richiesti, con il pericolo di contestazioni sulla validità delle delibere.

La piattaforma: perché Zoom o Meet da soli non bastano

Il cuore tecnico della nuova disciplina riguarda gli strumenti. Una normale piattaforma di videoconferenza serve a vedersi e parlarsi, ma da sola non garantisce ciò che una delibera richiede. L'allegato tecnico ministeriale chiede infatti che il sistema utilizzato assicuri, in sintesi:

  • identificazione univoca dei partecipanti, così che chi vota sia davvero l'avente diritto;
  • separazione dei ruoli (presidente, segretario) e gestione ordinata delle presenze;
  • voto sia palese sia segreto, con espressione personale, riservata e verificabile;
  • verbalizzazione strutturata e conservazione dei documenti a norma;
  • protezione dei dati personali secondo il GDPR, con la relativa documentazione tecnica del fornitore.

Tradotto: la videochiamata è solo un pezzo del sistema, non tutto il sistema. Usare, ad esempio, un sondaggio anonimo di una piattaforma generica per simulare il voto segreto, senza le garanzie e la documentazione richieste, espone la delibera al rischio di essere impugnata.

Il nodo ancora aperto

Restano punti da chiarire. Il primo è il voto segreto, considerato l'aspetto più delicato: garantirne insieme segretezza e verificabilità in modalità digitale non è banale. Il secondo è economico: al momento non è indicata una piattaforma unica nazionale né definita la copertura dei costi delle licenze, tema su cui i sindacati chiedono garanzie. Per questo conviene leggere l'intesa e l'allegato tecnico come una cornice di regole, più che come una soluzione "chiavi in mano".

Cosa fare adesso

Non c'è una scadenza fissata, ma il riferimento naturale è l'avvio dell'anno scolastico 2026/2027. Le scuole che intendono usare la modalità a distanza hanno davanti l'estate per organizzarsi: verificare se il regolamento d'istituto già la prevede, valutare la piattaforma e la sua conformità ai requisiti, programmare la delibera del Consiglio d'Istituto e la formazione del personale.

Il testo dell'intesa e la posizione dei sindacati sono consultabili sui rispettivi siti; le indicazioni operative e i documenti attuativi sono pubblicati sul portale del Ministero, alla sezione news e comunicati (mim.gov.it). Chi vuole approfondire il quadro dal punto di vista sindacale trova le note, ad esempio, sul sito della FLC CGIL, che ha spiegato le ragioni della mancata firma.

In estrema sintesi: la strada per gli organi collegiali online, delibere comprese, è aperta; ma per percorrerla in sicurezza servono un atto interno che la disciplini e strumenti adeguati. Chi parte con regole chiare e piattaforma conforme evita il rischio più concreto, quello di deliberazioni valide sul piano della sostanza ma fragili su quello della forma.