Dallo scorso 30 giugno, le istituzioni scolastiche dispongono di un quadro di riferimento chiaro per lo svolgimento in modalità telematica delle attività collegiali che prevedono l'adozione di delibere. La nota ministeriale prot. n. 3803, emanata a seguito del confronto con le organizzazioni sindacali conclusosi il 24 giugno, definisce infatti le condizioni necessarie affinché le riunioni a distanza di Collegi dei docenti e Consigli di classe siano pienamente valide ed efficaci.
Il provvedimento si inserisce nel solco dell'attuazione dell'art. 44, comma 6, del CCNL Istruzione e Ricerca 2019/2021, che introduce la possibilità di ricorrere a strumenti digitali per garantire la partecipazione attiva del personale scolastico, pur nel rispetto delle prerogative democratiche degli organi collegiali.
Resta fermo, sullo sfondo, il quadro normativo generale: la composizione, le competenze e il funzionamento degli organi collegiali continuano a essere disciplinati dal D.Lgs. 297/1994 (Testo Unico della scuola) e, per quanto riguarda le concrete modalità di svolgimento delle sedute, dai regolamenti interni di istituto. È in questo spazio di autonomia che ciascuna scuola stabilisce se e come le riunioni possano tenersi in presenza, in modalità telematica o mista: la nota del 30 giugno non sostituisce quei regolamenti, ma fornisce i criteri entro cui aggiornarli.
Cosa cambia per le scuole
Non tutte le riunioni online possono essere considerate valide automaticamente. Per poter procedere con le delibere a distanza, le scuole dovranno compiere alcuni passaggi formali essenziali. In primo luogo, è necessario che il regolamento d'istituto venga aggiornato o integrato per disciplinare esplicitamente la modalità telematica, definendo le procedure tecniche e le modalità di partecipazione.
Le istituzioni scolastiche dovranno adottare strumenti digitali che garantiscano, inderogabilmente, tre requisiti fondamentali:
- Identificazione certa dei partecipanti, per assicurare che chi vota sia effettivamente il titolare del diritto;
- Unicità e personalità del voto, impedendo interferenze o manipolazioni durante le procedure deliberative;
- Tracciabilità e tutela dei dati, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR).
Va chiarito, però, che non esiste una norma primaria che imponga alle scuole di dotarsi di piattaforme certificate specifiche per le riunioni degli organi collegiali. L'allegato tecnico ministeriale vincola le funzionalità, non il singolo prodotto: le istituzioni scolastiche possono continuare a utilizzare i sistemi informatici già in dotazione e gli strumenti digitali di uso corrente, anche integrandoli con apposite procedure organizzative, purché siano in grado di dimostrare il rispetto dei requisiti richiesti. Non si tratta quindi di un obbligo di acquisto, ma di un onere di conformità documentabile.
Le riserve del mondo sindacale
Il percorso che ha portato alla definizione di queste linee guida non è stato privo di dibattito. Le organizzazioni sindacali, tra cui la FLC CGIL, hanno espresso in diverse sedi le proprie perplessità riguardo all'implementazione pratica della norma. In particolare, è stata sollevata la questione dei costi a carico delle singole scuole per l'acquisizione di piattaforme certificate che rispettino i rigidi standard di sicurezza richiesti.
Il sindacato ha sottolineato come il rischio sia quello di una disparità tra istituti, invitando il Ministero a mettere a disposizione delle scuole una piattaforma pubblica, gratuita e standardizzata, così da sollevare i bilanci scolastici da oneri aggiuntivi e garantire una qualità uniforme del confronto collegiale su tutto il territorio nazionale.
Cosa fare adesso
Per il personale scolastico e per le segreterie, il primo passo rimane la verifica del regolamento d'istituto. In vista dell'avvio del prossimo anno scolastico, è opportuno che gli uffici di presidenza e i membri del Consiglio d'istituto verifichino che le procedure deliberative online siano correttamente normate a livello locale, onde evitare possibili impugnazioni delle delibere assunte in modalità remota.
Si consiglia di monitorare costantemente le comunicazioni ufficiali sul portale del Ministero dell'Istruzione e del Merito per eventuali ulteriori circolari esplicative che potrebbero integrare l'allegato tecnico citato nella nota del 30 giugno.