Se avete iscritto vostro figlio per il prossimo anno scolastico e la scuola ha già accettato la domanda, c'è un ultimo passaggio da tenere d'occhio: la condivisione dei documenti. Dal 1° luglio, sul portale Unica del Ministero dell'Istruzione e del Merito, le famiglie possono trasmettere online alla scuola i documenti utili all'avvio dell'anno, senza passare per la segreteria in presenza. È una funzione facoltativa e graduale: si attiva solo se e quando la scuola mette a disposizione i moduli nella propria area dedicata.
Le iscrizioni vere e proprie si sono chiuse a febbraio. Quella che si apre adesso è la fase successiva, pensata per snellire gli adempimenti burocratici che di solito si affrontano tra luglio e settembre. Vediamo cosa cambia in concreto e cosa conviene fare.
Dove si trovano i documenti: l'area ComUnica
Lo spazio in cui avviene lo scambio si chiama ComUnica. È un'area riservata all'interno di Unica dove la scuola di destinazione può caricare i moduli da compilare e dove i genitori inseriscono le informazioni richieste. Per accedere serve un'identità digitale personale: SPID, CIE (Carta d'identità elettronica), CNS o eIDAS. Ci si collega con il proprio profilo di genitore o di esercente la responsabilità genitoriale.
Un punto importante da chiarire subito: la disponibilità dei documenti dipende dalla singola scuola. È l'istituto a decidere quali moduli pubblicare e in quali tempi. Se accedendo non trovate nulla, non significa che ci sia un problema: può darsi che la vostra scuola non abbia ancora attivato la sezione o non l'abbia prevista. In quel caso gli adempimenti restano quelli tradizionali, tramite segreteria.
Quali documenti si possono gestire
I moduli variano da scuola a scuola, ma in genere rientrano in alcune categorie ricorrenti. Le più comuni riguardano:
- Dati anagrafici dei genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale;
- Informativa sulla privacy e altri documenti sul trattamento dei dati richiesti dalla scuola, da prendere in visione e accettare;
- Patto di corresponsabilità educativa;
- Deleghe e autorizzazioni, come l'autorizzazione all'uscita autonoma o le deleghe al ritiro all'uscita;
- Documenti su tasse e pagamenti (per esempio tassa di iscrizione e di frequenza).
Nell'area può comparire anche documentazione prodotta durante la carriera scolastica dello studente, come le certificazioni delle competenze o il documento di valutazione trasmessi dalla scuola di provenienza a quella di destinazione.
Come si carica un documento
La compilazione è riservata ai genitori o ai tutori legali. Dopo l'accesso con l'identità digitale, si raggiunge la sezione ComUnica e si compilano o si caricano i moduli messi a disposizione. Un accorgimento pratico segnalato dalla piattaforma: se un file supera il limite di dimensioni previsto va compresso prima di ricaricarlo, e il formato PDF è generalmente il più leggero e consigliato.
Attenzione anche alla gestione condivisa tra i due genitori: ciascuno può modificare o eliminare soltanto le autorizzazioni e le deleghe che ha inserito personalmente, mentre può solo visualizzare quelle inserite dall'altro genitore.
Un avvertimento su ciò che è già stato consegnato fuori da Unica
Se avete già consegnato dei documenti alla scuola tramite altri canali (email, sportello), quei documenti non compaiono su Unica e non possono essere gestiti dalla piattaforma. Per modificarli o integrarli occorre rivolgersi alla segreteria con gli stessi canali usati in precedenza. Unica gestisce solo ciò che passa dalla piattaforma stessa.
Cosa fare adesso
Il consiglio è semplice: accedete a Unica con la vostra identità digitale e controllate se la scuola ha già reso disponibili i documenti. Se ci sono, potete portarvi avanti compilandoli con calma nelle settimane estive, evitando la corsa di settembre. Se non c'è ancora nulla, tornate a controllare più avanti oppure attendete comunicazioni dalla scuola: l'area tende ad arricchirsi con l'avvicinarsi dell'avvio delle lezioni.
Il portale è raggiungibile alla pagina ufficiale dedicata all'orientamento e alle iscrizioni: unica.istruzione.gov.it.